Cómo hacer una cotización formal para una empresa

Cotizarle a una empresa no es como cotizarle a un vecino. Del otro lado hay alguien que compara tres propuestas, necesita papeleo para darte de alta como proveedor y paga a 30 días. Si mandas lo mismo que le mandas a un cliente de casa, te descartan sin decirte por qué. Esto es lo que cambia.

1. El formato importa más de lo que crees

La persona de compras va a imprimir tu cotización o adjuntarla a un correo interno. Tiene que ser un PDF con tu logo, no una foto ni un mensaje de WhatsApp. Un archivo que se ve bien impreso comunica que ya has trabajado con empresas antes, aunque sea tu primera vez.

2. Datos que una empresa espera ver

• •Nombre legal de tu negocio, no solo el comercial.
• •EIN (o tu SSN si operas como sole proprietor) — lo van a necesitar para el W-9.
• •Dirección de facturación completa.
• •Licencia o certificaciones si tu oficio las requiere.
• •Seguro de responsabilidad si vas a entrar a sus instalaciones: muchas piden el certificado (COI) antes de dejarte pisar la propiedad.

3. Condiciones de pago: aquí se negocia de verdad

Las empresas suelen pagar net 30 — 30 días después de recibir la factura — y a veces net 45 o 60. Eso choca con el anticipo al que estás acostumbrado. Qué puedes hacer:

• •Pedir anticipo solo para cubrir material, y el resto a net 30.
• •Ofrecer un descuento por pronto pago: “2% si paga dentro de 10 días” es lenguaje que compras entiende y a veces acepta.
• •Facturar por etapas en trabajos largos, en vez de todo al final.

Sea cual sea el acuerdo, escríbelo en la cotización. Si no dices nada, se aplica la política de ellos y te enteras después.

4. La orden de compra (PO)

Muchas empresas no pagan una factura que no traiga número de orden de compra. Cuando aprueben tu cotización, pide el PO por escrito antes de empezar y guárdalo: es tu protección si la persona que te contrató se va de la empresa a media obra. Después, ese número va en tu factura.

5. Estructura recomendada

1. Encabezado con tu logo y datos legales.
2. Datos de la empresa y de tu contacto, con su puesto.
3. Número de cotización y fecha.
4. Breve descripción del alcance: dos o tres líneas.
5. Partidas desglosadas con cantidad, unitario e importe.
6. Subtotal, impuesto y total.
7. Condiciones de pago y vigencia.
8. Exclusiones: qué no incluye el precio.
9. Tiempo de ejecución y disponibilidad.

Si necesitas el detalle de cómo redactar cada partida, está en cómo llenar una cotización.

6. La vigencia te protege del ciclo de compras

Una empresa puede tardar semanas en decidir. Pon vigencia de 30 días y agrega la línea: “después de esta fecha, los precios están sujetos a revisión por costo de material”. No suena grosero y te salva cuando te aprueban en diciembre un precio que diste en septiembre.

7. Cómo darle seguimiento sin verte pesado

La regla que funciona: un correo a los 3 días hábiles y otro a los 10. Nada de “¿ya vio mi cotización?”. Mejor aporta algo: “le adjunto de nuevo la cotización 118 y le agrego la opción B, más económica, por si ayuda con el presupuesto del trimestre”.

Y si sabes cuándo la abrieron, no tienes que adivinar el momento. Con MiCotización te llega un aviso cuando el cliente abre el enlace — ese es el día de llamar, no tres semanas después.

8. Errores que te sacan de la competencia

• •Mandar el precio en el cuerpo del correo, sin documento adjunto.
• •No poner tiempo de entrega (para una empresa es tan importante como el precio).
• •Dejar el alcance ambiguo y llenarlo de “etc.”.
• •No tener listo el W-9 cuando te lo piden.
• •Cotizar y no dar seguimiento nunca.

Se ve formal sin que te cueste una hora

No necesitas contratar a nadie para verte profesional frente a una empresa. Con MiCotización tu cotización sale en PDF con tu logo y tus colores, con el desglose y las condiciones ya armadas, y puedes mandarla por correo o WhatsApp. Empieza gratis y mira los planes cuando quieras quitarle la marca de agua.

Sigue leyendo: 3 ejemplos para copiar o cómo pedir una cotización a un proveedor.