Cómo llenar una cotización: ejemplo campo por campo

Ya tienes la plantilla enfrente y ahora vienen las dudas: ¿qué pongo en “descripción”? ¿el anticipo va antes o después del impuesto? ¿qué escribo en las notas? Aquí va cada campo explicado, en el orden en que lo vas a llenar, y al final un ejemplo completo para que lo copies.

1. Tus datos (el encabezado)

Nombre de tu negocio, logo, teléfono y correo. Si tienes licencia o número de contratista, ponlo aquí: para muchos clientes es la señal de que no eres improvisado. No necesitas dirección completa si trabajas desde casa; con ciudad y estado basta.

2. Datos del cliente

Nombre completo y teléfono. Si es una empresa, el nombre de la empresa y el de la persona que te contactó. Si el trabajo es en un domicilio distinto al del cliente, agrega la dirección del trabajo — evita confusiones cuando tienes dos obras del mismo cliente.

3. Número y fecha

El número es para ti: te deja llevar orden y darle seguimiento. La fecha sí importa para el cliente, porque a partir de ahí corre la vigencia. Muchos negocios prefieren referirse a la cotización por su fecha (“la del 3 de septiembre”) porque suena más natural que un folio.

4. Las partidas: aquí se gana o se pierde la venta

Es el campo que más se llena mal. Una partida buena responde qué, dónde y cuánto. Compara:

• •Mal: “Pintura — $900”
• •Bien: “Pintura de 2 recámaras (aprox. 380 sq ft): resane de muros, una mano de sellador y dos de pintura mate. Incluye material.”

La segunda cuesta lo mismo y cierra el doble, porque el cliente ve todo lo que está pagando. Usa una línea por concepto, no revuelvas mano de obra y material en una sola si puedes separarlos.

5. Cantidad, precio unitario e importe

Si cobras por hora, la cantidad son horas. Si cobras por medida, son pies cuadrados o metros. Si es un paquete cerrado, cantidad 1 y ya. El importe siempre es cantidad × precio unitario: revisa esa multiplicación antes de mandar nada, es el error más vergonzoso que existe.

6. Subtotal, impuestos y total

El subtotal es la suma de las partidas. El impuesto (sales tax) se aplica sobre el subtotal y depende de tu estado y de si lo que vendes está gravado — en varios estados la mano de obra de servicios no lo está, pero el material sí. Si no estás seguro, pregunta a tu contador una vez y deja el porcentaje fijo en tu plantilla.

7. El anticipo

Va calculado sobre el total, ya con impuesto, y se escribe como monto, no solo como porcentaje: “Anticipo 50%: $612.50”. Poner el número exacto evita que el cliente saque su propia cuenta y te deposite de menos. Abajo pon cómo se paga: Zelle, CashApp, Venmo, efectivo o cheque, con el dato de cobro completo.

8. Vigencia

Una línea: “Precios válidos por 15 días a partir de la fecha”. Te protege de los aumentos de material y le da al cliente un motivo sano para decidir pronto.

9. Notas y condiciones

Aquí va lo que no incluye, que es tan importante como lo que sí. Tres o cuatro líneas bastan: qué queda fuera, cuánto tiempo tomará, qué pasa si aparece trabajo extra, y qué necesitas del cliente (que el cuarto esté vacío, que haya toma de agua, estacionamiento).

Ejemplo completo, ya lleno

Errores al llenarla que cuestan dinero

• •Dejar el campo de vigencia vacío.
• •Poner el anticipo en porcentaje sin el monto en dólares.
• •Una sola partida gigante que dice “trabajo completo”.
• •No escribir qué queda fuera del alcance.
• •Mandar una foto de un papel escrito a mano.

Llénala una vez, reúsala siempre

Si haces el mismo tipo de trabajo seguido, no vuelvas a escribir todo desde cero. Con MiCotización tus datos, tu logo y tus condiciones ya quedan guardados, el total y el anticipo se calculan solos, y el cliente la recibe por WhatsApp con un botón para aceptar. Gratis para empezar.

Sigue leyendo: 3 ejemplos de cotización para copiar o la guía completa paso a paso.